W firmie BDO potrafi być „niewidoczne”, dopóki wszystko idzie bez zgrzytów. Problem pojawia się, gdy nie ma rejestru i temat rozmywa się między działami. Wtedy BDO wraca jako kryzys organizacyjny. Dlatego obsługa ma sens tylko wtedy, gdy jest systemem, a nie reakcją na presję.
Najpierw trzeba zdecydować, kto jest właścicielem procesu. Bez tego nie ma ciągłości. następnie ustala się źródła danych, a na końcu rytm kontroli. To proste, ale działa, bo eliminuje rozproszenie.
Dlaczego „wspólny obowiązek” nie działa
„Wspólny obowiązek” w praktyce bywa niczyim. Dlatego najlepszy model to jedna osoba odpowiedzialna. Źródła danych mogą być różne, ale powinny być jasne. Na początku określa się, kto dostarcza dane, w kolejnym kroku kto je weryfikuje, na domknięcie kto zatwierdza porządek. Taki układ jest odporny na urlopy.
Prosty rytm: zbierz → sprawdź → odłóż → skontroluj
Dobrze działa rytm, który nie jest przesadzony: jeden rejestr. Najpierw zbiera się informacje, potem sprawdza spójność, na domknięcie odkłada dokumenty w jedno miejsce i robi kontrolę terminów. Dzięki temu firma nie działa „na pamięć”, tylko na procedurze.
Jeżeli dokumenty są w kilku miejscach, ryzyko rośnie: ktoś użyje starej wersji. Jedno źródło prawdy ogranicza chaos. To jest często ważniejsze niż „idealna teoria”, bo w firmie liczy się praktyka.
Dlaczego przegląd jest lepszy niż „naprawa po fakcie”
Proces ma działać w czasie, więc musi uwzględniać zmiany: nowe usługi. W pierwszym kroku identyfikuje się zmianę, następnie ocenia wpływ na porządek, na domknięcie aktualizuje rejestr i checklistę. Dzięki temu firma nie wchodzi w tryb panicznym, tylko działa planowo.
W codziennym działaniu firmy najwięcej sensu ma obsługa bdo, gdy celem jest zabezpieczenie spójności danych i dokumentów oraz gdy ważne są kontrola zmian.
Jak go zabezpieczyć
Proces sypie się zwykle przez: (1) „wspólną odpowiedzialność”, (2) brak miejsca dokumentów, (3) zmiany bez aktualizacji. Każdy z tych problemów rozwiązuje procedura, która jest powtarzalna.
Uwaga porządkowa: tekst ma charakter organizacyjny i nie zastępuje indywidualnej analizy obowiązków.
+Reklama+
